志书质量是志书的价值所在，是志书的生命，集时代精华于一书，资后世繁荣昌盛。志书以真实、准确为本，这是志书的基本特征。不真不准，不能为明鉴，不可信就不能为志，不能“取信于天下后世”，还可能遗患于世。
衡量新志书质量有五条标准。一是指导思想正确；二是内容丰富，资料翔实、准确、系统、全面；三是体例科学合理；四是特色突出；五是言简意赅。为了达到这些标准，湖南省地方志编纂委员会重新修订了《湖南省志编写行文通则》，1990年6月出台《湖南省地方志质量标准》，2006年，出台《湖南省第二轮市县志质量标准（试行）》，就志书的篇目、内容、体例、文字、出版等方面提出明确要求。1997年5月，中国地方志指导小组二届三次会议讨论通过《关于地方志编纂工作的规定》；岳阳市地方志编纂委员会在市志进入出版程序前，于2002年5月向全市修志单位印发《岳阳市志行文通则》。这些《规定》、《标准》、《通则》均对书名标题、主体语言、名称运用、时间表述、数字书写、计量名称、引文注释、图表处理、书写规格等方面作了严格的规定和要求，大家在志书的编修过程中，只要把握住行文通则的全部内容，就能力争出一部高质量的县（市）、区志。下面，结合行文通则内容，根据自己的体会，讲三点肤浅看法，起个抛砖引玉的作用。
一、关于方志语言特点
地方志是一门独立科学，社会主义的新方志所运用的是一种记述性的语体文。语体文是用现代汉语的书面形式写成文章，具有通俗易懂、雅俗共赏、易于文化普及的优点，是国内报刊、公文等的标准语言体裁，并有一定的国际地位。新方志语言的特点可以概括为十个字：严谨、朴实、简洁、流畅、规范。
1、严谨。所谓严谨，是指语言的准确和严密性。作为“信史”的地方志，要做到真实无误地反映历史和现状，除入志的资料必须真实外，在遣词造句、状物达意上必须做到准确。就是说，语言要讲究分寸，能恰如其分地记述事物的发展变化，是则是，非则非，不夸大，不缩小。语言准确是志书真实性原则的要求，它直接关系到志书的质量，每个修志工作者都应该注意在“准”字上下功夫。首先要尊重事实，实事求是。对历史事实不能任意拔高，也不能搞“笔下生花”，要按照事实本身的逻辑去展开，恰当地评述人物和事件。其次，一部志书的人、地、物名和时间、数据是大量的，最容易发生错误，因此对每一件入志资料中所包含的事物、时间、地点、人物、名称、数字等，都要认真核对，做到有凭有据，准确无误。再次，语句要鲜明易懂。志是不宜使用语义含混、数量不清的模糊词，例如“面貌一新”、“圆满结束”、“效果显著”、“胜利完成”、“遍布各地”、“大大提高”、“显著下降”、“逐渐恢复”等，都是含混不清的词语，不能滥用。象“大概”、“可能”、“估计”、“极其”、“巨大”、“特别”、“差不多”、“最”、“很”这类臆测性的词语，使用时难免言过其实，很难做到“信而可征”。至于“近期”、“近来”、“以前”、“很早”、“目前”、“至今”、“曾经”、“早期”、“当时”等都是笼统的时间概念，志书不宜采用，应该写明具体时间。志书还不能滥用简称，如“两个文明建设”、“五讲四美三热爱”、“三中全会”、“三支两军”、“生资公司”、“三反”、“四化”等，以免年深日久以后后人看不懂。一般在第一次出现时应写全称，下文还要继续使用时，应注明“以下简称××”或者加以注释。最后，志书是百科性的书籍，涉及各方面的知识，方志编纂者不可能都是“百科研成果”专家。因此，对自己不懂的东西要弄懂，不能信手写来，容易出错的地方要慎重从事。那些经不起推敲的过奖之词、夸大之词都应杜绝。要努力在存真求实上下功夫，运用每一个词句都要精雕细刻，刻意求工，准确地、恰当地表达事物的本义。
语言严密，就是要求使用贴切的词语，表达明确的概念，造成恰当的句子，作出正确的判断。方志语言的严密，并不是要求写论文那样进行严密的逻辑推理，主要在于能够准确地反映和表述出客观事物的逻辑联系。首先要正确使用概念。概念是通过词语表现的，词和词组是概念的形式。一部志书是由许许多多的词和词组组合而成的。运用词语也是选择概念的问题。方志要真实地记述客观事物，它的用语必须概念明确，毫不含糊。张冠李戴，偷换概念，歧义丛生，都是要努力避免的。其次要正确使用判断。尽管地方志要坚持用事实说话，但是，在记事中也不可避免地要对某些事物的存在与否、某种事物有无某种属性等等，作出必要的判断。运用判断的正确与否，关系到志书内容的可信程度。志书在判断上的错误，最常见的有两种情况：一是不合事实，本来不存在的事物，却肯定它存在；二是以偏概全，把部分当全体。所以，作判断时一定要慎重。判断有范围大小、数量多少、程度轻重之分，要慎重选择词语，恰如其分地反映客观事物。如果粗枝大叶，把对部分事物的判断强加于全体，把程度轻的说得很重，都会使判断不严密，甚至会导致“一词不慎，满篇皆疑”。
2、朴实。朴实是志书语言的基本风格、基本要求。它要求语言质朴无华，淳美自然，在行文中摒弃浮词，不堆砌辞藻，不故弄玄虚，不用描写、夸张、渲染等修辞手法，切忌空话、大话、套话。有的方志学者还提出：不要偏尚文辞，不要妆点名胜，不要浮记功绩，不要文史混淆，不要随意舞文弄墨，这都是修志工作者应该遵循的。志书中不朴实的语言常见的有以下几种：
(1)滥用带宣传色彩的语言。如记产品，爱用国内首创，具有世界先进水平，经济实用，具有多种性能，适用于什么什么场所，远销多少国家和地区，似做广告。记地区，离不了“历史悠久”，“人杰地灵”。记人物，则是从小如何如何，死后还“永远活在人民心中”。领导人出席一次会议，必加上“亲自”二字，讲了话必加上“重要”二字。这种带政治宣传色彩的用语，在地方志中是忌用的。
(2)使用穿鞋戴帽之词。文章开头，爱用“为了”什么，“由于”什么和在什么“指导下”、“领导下”、“配合下”、“影响下”的句式。中间是“建立……实行”，“采取……加快”，“在……同时，采取……，取得……”，“通过……，获得……”的句式。结束时，或“取得了满意的效果”，或“促进了生产的发展”，或“得到了群众的拥护”，或“受到了上级的表彰”。这类穿鞋戴帽之词，华而不实，而且反复使用，形成公式，读者是不爱看的。
(3)议论代替事实。有本县志稿，在记述民主建设时写道：“各级党政领导干部在领导对敌斗争、民主改革过程中，注意宣传群众，依靠群众，尊重群众，遇事同群众商量，同基层干部商量，不摆官架子，办事讲民主，干群关系融洽，民主空气比较浓。”在记述县机构改革时写道：“1983年到1984年初，根据机构改革的要求，将内部机构作了一些调整，但机构越来越庞大，人员编制越来越多，人浮于事，办事效率不高，行政经费开支浩繁已成为急需解决的问题。”这完全是以论代史，写公文可以用这样的语言，而地方志应用事实说话。
(4)滥用积极修辞格。修辞有消极修辞、积极修辞两种不同手法。消极修辞只求将事实记述确切清楚，容易懂得；积极修辞则极尽语言文字的一切可能性，使所说所写呈现出形象性、具体性和体验性。据陈望道先生的《修辞学发凡》介绍，积极修辞格共有38个，《语言知识千问》中也说有几十个，主要的有：比喻、比拟、借代、夸张、象征、对偶、对比、衬托、排比、层递、反复、反问、设问、双关、顶真、反语等。地方志是资料性著述，它以语言严谨、朴实、简洁、流畅为特点，因此采用消极修辞。地方志有时为了增加真实感、权威性和生动性，也采用积极修辞，对比、排比、比喻等积极修辞格在地方志中，这是必不可少的。但是，地方志毕竟不同于文学作品，它完全用事实说话，靠资料的翔实可信而发挥功能，不但不能像文学作品那样使用夸张、双关等积极修辞，也不必像论说文那样使用反问、设问等手法。在地方志中滥用积极修辞，将会失去地方志的语言特色，影响志书的科学性。
3、简洁。语言简洁，就是没有多余的语句，章无冗句，句无剩字；没有重复，不枝不蔓，不拐弯抹角，用尽可能少的文字表达尽可能多的内容，做到要言不烦，文约事丰。“文贵精，不贵多”。刘知几在文字表达方面曾力主“尚简”，反对“一行之间，必谬增数字；尺纸之内，恒虚费数行”的记叙。在全国地方志第一次工作会议闭幕会上，胡乔木同志在讲话中曾指出：“地方志应做到详细，同时应做到简略。所谓详细，指它所应讲到的方面都讲到了；所谓简略，就是指每个方面的说明要像打电报、编辞书那样地精炼，要惜墨如金。作为一部实用性的文献，不能份量太大，份量太大引起种种不便。这是一种希望，一种既不容易达到而又必须达到的奋斗目标。”要使志书的语言达到这样的要求，必须做到以下几点。
(1)提炼语言。地方志的资料来源主要是文献资料和口碑资料，其语言文字不可能一致，移入志书时不能原封不动地照抄照搬，而应按照新方志语言文字的要求加工提炼。章学诚说：“文辞，犹金石也；志识，其炉锤也。神奇可以臭腐，臭腐可以神奇。知此义者，可以不执一成之说矣。”这里把文辞比作金属矿石，命意比作炉冶锤打。矿石经过冶炼锤打，才能制成各种器物，用文辞来表达命意，经过炼意炼词，才能成为文章，在语言上能达到化腐朽为神奇。提炼语言要做到“辞达则已矣”，于事无补的冗词赘句必须删略。
(2)不枝不蔓。编纂志书讲究就事论事，不枝不蔓，起则单刀直入，收则意尽而止，这才不使人感到罗嗦。章学诚说得好：“今叙一人之事，而欲顾及上下左右之人皆无小疵，难矣。是之谓‘八面求圆’，又文人之弊也。”这段话形象具体，可谓中肯。要使志书语言简洁，就切忌上下左右前前后后面面俱到。
(3)多写短句。用简短的语言文字记述一项事物，不但要去掉无关的内容，而且忌过多使用关联词语。“如果……那么”，“之所以……是因为”之类的关联词，使志书语言冗赘拖沓，应该慎用。要多用短句，并做到长短句式的平衡，使人读起来既有节奏，又富有变化。总之，要使志书语言文字简洁，编纂者须精雕细刻，在炼字、炼词、炼句上多下功夫。
4、流畅。志书语言的流畅，是指志书语言的连贯性。段与段之间意思要连贯；在每一段落中，句与句、词组与词组之间要连贯。不要前后脱节，不要前言不搭后语。这种连贯性反映了编纂者思想的条理性和严密的逻辑性，也反映了事物的内在联系。
段与段的相互关系，主要涉及志书内容层次安排的条理性。志书段落层次最常见的是三种关系；递进关系、并列关系、时间先后关系。解决语言的连贯性问题，除应解决好层次关系外，重点在理顺各段落内部词、句之间的条理性、逻辑性，即一段话里哪句话先说，哪句话后说。如果颠三倒四，语无伦次，就不能正确反映事物之间的内在联系。
在段落中，词组与词组、句子与句子的相互关系，主要属于语法学研究的对象。有的志书语言之所以不畅，毛病就出在语法上。有的是句子成分残缺或多余，有的是句子成分搭配不当，有的是词语在句子中的位置摆得不对，有的是在一个句子里，混用了两种不同的句式，造成了句子结构上的混乱，等等。要使语言流畅，必须符合语法，使人念得通，读得懂。
要使语言流畅，还要尽量避免使用拗口的词，选词造句要顾及音律，使语言琅琅上口，音调和谐，看起来舒服，听起来悦耳。很多专业术语，一般人是读不懂的，因此，能作通俗的话讲清的问题最好不用术语。整部志书应力求做到一个节奏，上下贯通，左右合拍，音调和谐。
5、规范。标题格式、名称运用、时间表述、数字书写、计量名称、引文注释、图表处理等方面的行文均要符合本县志编写行文通则的有关规定。如记述时，除某些历史记述(如古人名、古地名、金石文等使用简体字可能引起歧义时)必须用繁体字外，一律使用简化字，应以国家语言文字工作委员会1986年10月10日重新发表的《简化字总表》为准；文稿中的标点符号的运用以1990年3月国家语言文学工作委员会、中华人民共和国新闻出版署修订发布的《标点符号用法》为准；计量单位名称、符号的使用要按国务院1984年2月27日发布的《关于在我国统一实行法定计量单位的命令》执行；志稿中在涉及数字(表示时间、长度、质量、面积、容积等量值和数字代码)时，要按国家技术监督局1996年6月发布的《出版物上数字用法的规定》实施。
二、关于图表的运用
《新编地方志工作暂行规定》指出：“新方志的体裁，一般应有记、志、传、图、表、录等”，志书中适当运用图表，目的在于使志书的体例更加完善，借助于直观形象，以加强对志书内容的表达，并进一步丰富志书的内容，美化版面，调整布局。这是保证志书质量的一个重要环节，又是增强志书可读性的一种手段。
1、图的运用。图为“无言之史”，修志必绘图，无图不成志，以总图冠于全志之首，将分图归隶各卷之中，早已成为定例。今日志书中的图分为照片、地图、统计图三类。图有三个功用，一是节省文字，丰富内容。志书必载疆域、沿革、山脉、水系、道路、桥梁、名胜、古迹及各种资源、矿产的分布状况，这些都离不开图的配合。光靠文字记述，没有图形，是很难表达清楚的。有了图，可将全省几十万平方公里内的事物浓缩于方尺之中（即分别绘成种种分布图），不仅丰富了志书的内容，而且使读者一目了然。这说明，“一图胜千言”、“一图揽万里”，可收到言简意明之效。《岳阳市志》自然环境卷，在“地质”、“地貌”、“气候”章中就安插了“地貌分布图”、“年均气温分布图”、“年气温日较差分布图”、“年主导风向分布图”、“年降水量分布图”等六幅图，起到了很好的作用。二是增强直观，便于理解。图是形象地表明用文字难以说清的情况的表达形式，使人阅后有如见其形、如临其境、如感其势的直接感受，从而有助于对记述内容的理解。三是再现原貌，以昭征信。当代的图，能通过照像、测绘等手段再现事物的原貌，以存真迹。因此，图可佐证文字记述的真实性，增强志书的权威性。这对子孙后代考评历史，大有裨益。如北宋张择端的《清明上河图》就给后人留下了极为珍贵详细的史料，专家从药铺柜台上摆放的物品中，辩认出一架算盘，从而将算盘创始于元末明初之说，提前到宋代；桥梁专家从图上所画的林桥侧影，考辨出它是世界上最早的无一卯榫，全系插编结构的特殊桥梁。可想而知，今天留在志书上的各种实物图，就是子孙后代研究20世纪末、21世纪初历史的最可靠、最直接的资料。
图一般包括政区图、分布图、设施图、示意图及统计图等。制图时首先要确定制图内容；列出制图提纲；搜集制图资料，选择制图形式；确定制图比例；绘制图形底板；有关资料绘制；认真核对，防止差错；注意兼顾全志布局，防止滥收滥用，力求精制慎选；要突出插图的个性，突出重点。如工农业产量、产值对比图、中共十一届三中全会前后经济效益对比图，就要反映行业特点和地方特点，做到图与志书内容相吻合。
2、表的运用。表及各种表格，宋代以来的志书大多设有沿革、星野、封建、职官、选举、赋役、人物等表，民国时期，随着统计学的兴起，志书用表日渐增多，诸如年表、人表、事表、物表和各种统计表，屡见不鲜。新方志多见于制作和运用沿革表、历届领导人员表、各种产量、产值增长表、人物表及各种数字统计表、一览表、分析表、升降表、对比表等，志书用得最多的是统计表。《岳阳市志》中共有各种统计表535个，共41万多字，占全书的7.465%。表在志书中的作用有五个。一是有利于纵横交错、经纬结合、时类相兼、成一整体，以达到纲举目张。二是横括诸事、积点成面，纵贯历年、连点成线，起到聚零为整，以反映事物全貌的作用。三是化繁为简，节省文字。四是以事分类，归类设体，使各类事物按其归属列入表中，条理分明，眉目清晰，举目可详。五是依次排比，既具有科学性、资料性，又能反映事物发展的规律，揭示事物的本质，为总结经验，探索规律提供资料和借鉴的依据，更好地发挥志书的功能作用。
表虽然具有纪、志、传所没有的独特功能，但也有局限性。它不能“包举大端”以代“纪”，不能“委曲细事”以代传，不能“总括遗漏”以代“志”，更不能综述事物的内在联系和因果关系。因此，对纪、志、传等主体部分来讲，表只能居于次要地位，以表辅文，以表佐文，不能以表代文，以表伤文。所以，表的运用应根据表的作用、内容需要和版面容量去精选精用，不能无原则、无限度地乱用滥用。如何运用表？首先要精选表目，当用则用，不当用的坚决不用。凡记述一地各方、一方各业、一业诸事、一事多年，并能用数字或简短文字表述其状况的事物，则可以制成表格，予以系统反映，以达文省事明。至于记述二、三个年代、二、三个地区、二、三个项目，用文字记述可达言简意赅的事物，就不必列表，以免多占篇幅。如1983年出版的《如东县志》共553页，表有257份；还有部县志《1980年末农业人口情况》，仅1个栏目5个数据，用文记述最多2行，但制成表格，连标题、表头、间隔，共用了8行位置，与“化繁为简，以省文字”背道而驰。其次要精选栏目，力戒繁杂。按照“大事突出，要事不漏”的原则精选栏目，所有栏目必须是经过归并的集合概念，栏目横宽一般不超过志书版面的纬度，以免折叠书页；按照“年经事纬”之法，横排事物，纵列年份(地区)，纵横栏目力求一个层次，最多不超过二个层次，以免结构复杂，眉目不清；按“同类相聚，同级平列”的原则分类排目，以免概念不相等造成统计数字的混乱。再次是精选项目，力戒冗长。我们认为，地表一般只列至直辖地区，如县（市）志止于镇、乡，区志止于乡、场；物表，只列传统的、大宗的、新产的、远近闻名的主要产品；年表，除缺一不能反映盛衰起伏、演变规律的重要表格须逐年列目外，一般只选择几个带阶段性、有代表性的年份。这样精选项目，既能突出重点，不漏大事，体现地方特色，又可节省大量篇幅，保持经纬完整，便于排印、阅读。有一部专业志列表记述产品产量，纵列441个品种，用16开纸80页，累计长度有16米，篇幅长得吓人。由于纵横项目过多，经、纬皆越页续表，连转连载，造成首尾分离，纵横中断，很难查检，无法排版。
统计表包括标题、表体、说明三个部分，一个完整的标题应具有地点(单位)、时间、事项三个要素，标题居中排列，右侧标计量单位(如“单位：万元”或“单位：吨”)，所有文字均须简短明了。表体由纵标目和横标目组成。纵标目指从左至右横排于第一栏的类目，志书谓之“纬”；横标目指从上而下排于第一行的类目，志书谓之“经”。表体应本着便于排印、便于阅读的原则，根据篇幅大小、项目多少等具体情况，“量体裁衣”地精心设计，纬短经长制竖表，纬长经短制横表，力求经纬皆完整地排列在一页之内或先双后单的两个“和合页”之内，表列开口表。所有表格均不用备注，如必须辅以文字说明的表格，在表体下加“说明”部分。“说明”一般是资料来源和表内某些问题注解，文字必须切题、简明，切忌节外生枝、画蛇添足。
三、怎样消灭差错
志属信史，要为各级领导决策、执政提供准确依据，为当地思想教育提供有说服力的教材，为历史著作提供可靠的基础资料。志书记述不实，错误百出，不仅不能发挥志书应有的“资治、教化、存史”的效益，而且会惹是非，捅乱子，给领导机关添麻烦。从已出版的志书及我们在编辑《岳阳市志》过程中碰到的情况看，有以下不容忽视的问题：
(一)资料方面存在“硬伤”，表现在七个方面：
1、资料不准确。①史实时间不准确。《广元县志》载：“新中国成立后，广元、昭化于1949年1月15日……”，新中国成立的时间是“1949年10月1日”，此处令读者费解。《岳阳市志》人物卷送审稿中，欧阳文中将卒年写成1992年，其实是2003年6月去世；李彬山卒年记成1995年，其人还健在。②史实中人物姓名、职务不准确。有部县志载“1978年6月，中共吉林省委书记王恩茂来县视察工作，并作重要指示”，当时王恩茂是中共吉林省委第一书记，而不是省委书记。《岳阳市志》（送审稿）各单位领导名录中有许多这方面的差错，如将高臣唐记成高唐臣，将副局长记成局长等。③引用的重要文献不准确，表现在文件题目错误，发文机关写错，发文时间写错，简写文件题目。
2、数据资料运用矛盾。主要表现在：①概述(综述)篇与其他篇数据有矛盾。如《广州市志·综述》云：“1949年，全市房屋总面积1231万平方米，其中住宅780万平方米，人均居住面积虽达到4.5平方米，但窝棚房22万多人，‘浮家泛宅’的水上居民4.7万多人。”《房地产志》云：“建国前……有12万多人住在破烂木屋和窝棚里，有6万多水上居民祖祖辈辈居住在珠江河畔的‘浮家泛宅’之中”；“1949年末，全市房屋面积1231.19万平方米，人均居住面积4.5平方米。”从以上二段文字看，全市房屋面积、人均居住面积数据相同，但前者是作为建国前的例子，后者为1949年末，指的是新中国成立后的事；关于窝棚户数、水上居民数，同为建国前，前者为22万多人、4.7万人,后者称12万多人、6万人。②大事记中的数字与某些章节数字不符。③数据未按统计局公布的法定数据为依据。《岳阳市志》工业各卷出版前，送审稿基本上用的部门数据，将法定数据丢在一边。所以，在记述时，有的地方含国有企业，有的地方仅指地方工业，数据出现混乱。④数据张冠李戴。“纺织工业卷”编辑人员曾到市志办查了几个月的统计资料，讲全部用的统计数据，校对中，发现纯棉纱、印染布数据有疑问，经查统计年鉴，编辑人员将纯棉纱当成了纱（纱含纯棉纱、混纺棉纱、化纤纱3种），临近进厂印刷，把这二栏1991～1999年的数据全部更正。⑤统计表内数据矛盾。如《岳阳市志》“饮食服务卷”历年饮食情况表，1989年户数3086+3488=6574户，不等于总数5572户；资金栏1983年64.88万元+77.85万元=142.73万元，不等于142.53万元。⑥文中记述与统计表数据矛盾。《岳阳市志》“农副土特产品卷”云：“（1979年）收购蜂蜜856.45吨，比1964年增长6.2倍”（应增长6.9倍），但后面的表却是586.45吨，按算只增长3.98倍。⑦文中记述的总数与其中各项之和不一致。《岳阳市志》“商贸市场卷”中，商店相加只有446户，没有879户；从业人员相加为3820人，不是3802人。“对外经济贸易卷”记述：“外贸部门扶持出口生产资金1075.43万元，其中扶持金931.08万元，周转金148.4万元”，二项相加为1079.48万元。⑧表与表之间数据不一致。“工业生产资料”卷记述钢材销售量共有12个数据，二个表仅相隔一页，却错了11个数据；⑨卷与卷之间数据矛盾。《岳阳市志》关于火车站的记述，“交通卷”中云：“总面积13170平方米，长223.5米，有大小候车室7个”，而“建设卷”为：“总面积13060平方米，长223米，有4个普通候车厅、1个贵宾候车厅”。⑩各卷使用一年度同一事物的数字不一致。《岳阳市志》“乡镇企业卷”在同一页2处记述1999年乡村利润，一处为158283万元，一处为147340万元，相差10943万元。
(二)史料前后矛盾。关于1950年3月岳阳县匪首胡坤纠集10多名匪徒成立湘鄂赣边区剿共总司令部，制造反革命武装暴动一事，在《岳阳市志》“公安卷”、“司法卷”中均对组织名称、杀害人数、抢走的枪支有不同记载，后经再次考证，统一。岳阳文庙大殿在“文化卷”、“旅游卷”中的记述有异，已统一。刘力群的籍贯有湘潭、湘阴、浏阳、醴陵4处，这样的例子很多。
(三)交叉重复。关于康复医院，在《岳阳市志》“卫生卷”与“民政卷”中均有记载，属交叉重复，且史料不一致，“卫生卷”记“房屋建筑面积7020平方米，至1999年，建筑面积扩建到10200平方米，有病床100张，职工96人”，“民政卷”记为“房屋建筑面积10038平方米，床位150张，全院配医务人员98人，其中干部69人，职工29人。”因是分册出书，“卫生卷”先出，在审“民政卷”时，发现了这个问题，但民政局坚持他们的数据、史料是正确的，康复医院是其下属副处级单位，不同意更改，使志书成书后出现矛盾。关于契税，《岳阳市志》“财政卷”、“税务卷”均立目记述，信托投资公司在“财政卷”、“金融卷”中都有记述，“财政卷”设附记：苏区财政；“税务卷”设附记：苏区税务；发现问题后，我们将契税、附记、信托投资公司均放入“财政卷”，取消“税务卷”中的附记，契税、信托投资公司采取互见的方法处理。
(四)体例方面的不科学。
1、志书体式模式化。已出版的志书中，极少数志书为大篇体、条目体，绝大部分志书属中篇体，篇级类目大体相同，少有创新，地方特点不突出。
2、篇目设置“大而全”，过分追求横不缺项，有些志书没有从本地实际出发，偏重考虑理论上的合理性，没有论证实际操作的可能性。
3、支解整体事物。在划分节下目时，过分追求横分，把完整的事物层层支解成碎片，割裂事物的内在联系。机械理解“事以类从”，把完整的事物划分成若干类目，分别放在不同篇章之中，看不清一事物的整体面貌。
4、志书的下限不统一。
5、类目档次低，资料含量小，反映不了事物的本质面貌。有的志书把中国共产党地方组织放在党派群团篇，把人大、人民政府、人民政协合为政权政协篇，各自占一章，记述档次低，难以反映各自重要作用。
6、分类标准不统一。一部县志“工业篇”第一章经营体制列五节，这五节有两个分类标准，第一、二节按所有制性质分类，第三、四、五节按企业的管理部门分类，违背同一事物按统一标准分类的原则。
7、记述内容与题目不相符合。一部县志“工商管理篇”列工商、物价、标准计量三章。工商行政管理与物价、标准计量不是种属关系，而是并列关系。在“工商管理篇”中记述物价、标准计量，与篇的题目不相符合。
8、很多出版的志书都没有编制索引，不便于检索使用。
(五)统计表不规范。表现在表述的统计时间不准，有的为1949～1999年，实际表内是从1952年才列表；有的没有统计时间，“岳阳市×××情况”；有的统计表没有标题；计量单位没有统一放在右上角；有的公元年号采用简写的方法。
(六)校对时出现错别字、重字、漏字和标点符号的错误。校对造成的疏漏例子很多。如“圆形”记为“园形”、“副主任”记为“付主任”、“蓝图”记为“兰图”、“按步就班”记为“按部就班”、“拨乱反正”记为“拨乱返正”、“并驾齐驱”记为“并驾齐躯”；“凤蝶”记为“风蝶”、“螺蛳”记为“螺丝”、“黄鳝”记为“黄蟮”，等等。标点符号要仔细琢磨，往往一点之差造成史实错误。
(七)史料注脚不全。如《岳阳市志》“交通卷”对“两广事变”作了一个注脚：“1936年6月1日，广东陈济棠，广西李宗仁、白崇禧致电蒋介石要求北上抗日并与其对抗。组成抗日救国军后，陈济棠妥协。”这个注脚还是没有注全、注清楚，使人费解。应为1936年6月1日开始，广东陈济棠，广西李宗仁、白崇禧以“抗日救国”为旗号反蒋，通电全国，并成立军事委员会和抗日救国军，接着出兵湖南。南京政府调集部队进入湖南防御，蒋介石同时派人入粤收买陈济棠部下，陈济棠被迫妥协。在举国上下一致希望和平的呼吁下，蒋介石和李宗仁于9月17日在广州会晤，“两广事变”遂告和平解决。
要提高志书的质量，应做到以下几点：
一是彻底消灭资料方面的“硬伤”。资料的“硬伤”是影响志书质量的重要问题之一，续志要彻底消灭“硬伤”，应采取有效的方法。1、比较对照法。与各个时期的正式名称作比较，消灭政区名称、机构名称、职官名称、地名、人名、书名、物名等名称的差错；与原始资料作比较，消灭引文、注释的错误；与实际情况作比较，消灭史实失真的错误。2、统一口径法，数据方面存在“硬伤”的原因之一，是统计口径不一致，要统一口径，必须以本地统计部门的数据为准。如工农业总产值、国民生产总值等，如用当年价就全部用当年价，如用可比价就全部用可比价。3、认真核对法。对入志资料反复核对，核史实的时间、地点、人物，以权威版本核文献资料的题目引文；核统计表的总数与各栏目之和是否一致，行文中的数据与统计表的数据是否一致。
二是用“挑刺”的精神去发现志稿差错。发现和处理志稿差错是主编、审稿者编审志稿的工作重点，应该把住三关：第一关是政治关，检查志书中所有记述在政治观点上有无错误，是否与党中央保持一致。要查所有历史事件和历史人物的功过是非的记述是否坚持了历史唯物主义的观点，是否符合党的路线、方针、政策与有关历史问题的决议、结论；查所有记述是否有利于坚持四项基本原则；查所有记述是否有利于发展安定团结的政治局面。第二关是史实关，要找出差异，消除抵牾，使志书具有思想性、科学性、资料性。第三关是技术关，查出志稿中在语法、逻辑、修辞、文字以及行文方面的差错，这些技术错误不可小看，往往一字之差就造成史实错误和政治错误。
三是将脑、心、眼、手合为一体，认真搞好各级校对。校对工作是编辑、编审工作的继续，是出版工作赖以完成的基本条件，同时也是出版工作的一道独立工序，其根本任务是消灭出版物中一切可能存在的错误。因此，在整个志书出版的过程中，校对有着极为重要的地位。纵使前期工作做得再好再细，终究是“行百里而半九十”，如果因校对这道工序的疏忽而产生了差错，就会铸成白纸黑字的事实。而这种“白纸黑字”的错误的危害性是显然的。即使是一般性错误，也会使读者感到疑惑或误解；严重的，可能造成重大的政治错误或严重的技术事故。因此，责任校对与责任编辑一样，都对志书的质量负有一定的政治、技术责任。因此，要想保证志书质量，各级校对人员必须自始至终保持如履薄冰的心态，也就是讲要有一种心理压力，这种压力来自对从事的校对工作的高度责任感和事业心，同时要具备理性判断能力，不拘泥于对照原稿，要运用自己的学识，站在更高的层次，竭力找出志稿前期编辑过程中的疏忽处，尤其是政治、数据、专业方面的问题，及时拾遗补缺。在校对时，不能只用眼和手，看到哪里校到哪里，还要用脑、用心。用脑记住校对过的内容，用心计算那些出现的比例，从中发现问题，切不可一目十行，一晃而过，一心二意，一笔带过。有许多错误是因校对不细心造成的，必须引起我们的注意。⑴字形相似的字，如“目”和“日”、“办”和“为”、“运”和“远”、“外”和“处”、“厂”和“广”、“拨”和“拔”、“毛”和“手”、“力”和“刀”、“汨”和“汩”等；⑵读音、字义相近的字，如“物质”和“物资”，物质有两层意思，一是指独立存在于人的意识之外的客观实在；二是特指金钱、生活资料等物质生活、物质奖励等。而物资则是指生产上和生活上的所需要的物质资料，如物资交流、物资丰富等；“必须”（表示事理上和情理上的必要，一定要，学习必须刻苦钻研，加强命令口气：你必须来）和“必需”（不可少的，一定要有的，如日用必需品），“试验”（一是为了察看某事的结果或某物的性能而从事某种活动：试验新机器，新办试验后推广，二是旧时指考试）和“实验”（为了检验某种科学理论或假设而进行某种操作或从事某种活动，指实验的工作，科学实验，做实验）。⑶不正规的简化字，如“煤”写成“”，“建”写成“”，“像”写成“相”，“饼干”写成“并干”，“革”写成“廿”，“国”写成“口”等等；⑷常见的错别字，如“坐落”写成“座落”，“竣工”写成“峻工”，“宫廷”写成“宫庭”，“账本”写成“帐本”等；⑸容易混淆的数字符号和拼音字母，如“6”和“9”、“7”和“1”、“3”和“8”、“0”和句号、“3”和“了”字、比例号与冒号“：”、间隔号“·”与小数点“.”、“I”与“J”、“E”（e）和“F”（fa发），“O”与“Q”（qi凄）等。如果脑、心、眼、手合为一体，这些问题都可以发现。
四是认真学习行文通则，熟悉、掌握行文通则，从收集资料开始，就按照统一的规范进行；在编辑、编审中，仔细发现和彻底纠正不按规定行文的错误，使众手合成的志书编得浑然一体。
五是按照ISO9001:2000国际质量标准，确定修志质量管理目标，把收集资料、编辑、总纂、校对、出版等环节的工作任务细化，逐一分解到人，并明确规定具体时间段和质量标准，充分发挥每个参与修志者的工作积极性和主动性，使每个环节均不出现问题。
