一、地情数据库的资料主体
地方志机构最大的资源优势就在于丰富的地方文献资料。以山东省为例，现存境内旧方志600余种，省、市、县各级各类新方志（含部门、行业、企业、院校志）、年鉴、地情资料计7000余种。将这些资料数据化、网络化，为社会提供方便快捷的地情信息服务，是社会其他部门所不能替代的，也是地方志工作与社会各项事业实现协调发展的重要手段。
目前，从已经完成地情数据库建设的省份看，有的资料已具相当规模。例如：上海市地方志办公室建设的地情资料库和“上海通”网站，已有100多部专业志、22部区县志、8卷《上海年鉴》（1996～2003）上网，总计已达1亿多字（《上海通志》上网正在实施之中）。也有的省份根据自身实际，就地情资料库建设，制定了具体方案，有较强的操作性。例如：山东省地方史志编纂委员会制定下发的《山东省地方史志系统“三个中心”建设方案》，就清晰规划了地情资料中心（地情数据库）建设的具体内容和步骤：
第一步，2004～2005年，完成首轮三级志书和省直部门、行业、企业志的数字化。按年度汇集出版《山东省志书大全》多媒体光盘，内容包括省、市、县三级综合年鉴和省直部门、行业、企业年鉴，并存入省情资料库。省内旧方志数字化完成50％以上。建立健全各级新方志、地方年鉴，地情资料等数字化资料的征集报送制度，并实现资料贮存工作经常化。
第二步，2006～2010年，省内每年新出版的地方志、年鉴、各类地情资料，要在出版后将数据资料入库上网。全面完成省内旧方志的数字化。根据社会需求，每年不断推出志书、年鉴和地情资料大全多媒体光盘，稳步推动地情资料中心（数据库）的建设。
按照这一方案，目前山东省情数据库的资料建设已经具备相当规模。至2005年底，上网资料累计将达到《山东省志》系列88卷，《诸子名家志》系列22卷，市地志系列14部，县（市、区）志系列122部，地情资料系列12部，旧志系列300部。形成包含省、市、县三级地情数据库的庞大地情网。省情数据库只要主体资料遴选方向正确，数量达到一定规模，即可使数据库资料更加丰富，大大提高资源利用价值。
二、省情数据库的资料特色
除了主体资料之外，地情数据库还应根据各地特点，收录一些能够把握发展脉络，突出地方特色，反映时代风貌的内容。突出资料特色，就是要从信息资料的新、特、精3个方面去把握。所谓“新”，要从两个方面体现：一是资料内容要新，是最新发掘、发现的资料或课题研究成果；二是紧扣当前社会焦点问题、民生问题。所谓“特”，就是注重有别于外地的地方发展优势、社会历史传统、经济文化资源等方面的资料；所谓“精”，就是要突出重点，立足于大事、要事，着眼于事项、事件的影响和辐射范围。经浏览各省、市、区地情网站，笔者认为上海市地方志办公室建设的地情库和“上海通”网站在栏目设计和资料遴选方面都颇具特色，资料展现了该市厚重的文化底蕴、改革开放的龙头地位和大上海国际化都市风范。例如：“聚焦上海”、“上海概况”、“大事回眸”、“申江新潮”、“浦东开发”、“市博园地”、“长三角联动”、“上海之最”、“名镇名街”、“名胜古迹”、“漫步申城”、“人物述林”、“海上剪影”等12个栏目都紧扣上海地域特点。其中“聚焦上海”属于动态资料，记录每日发生的新事、大事、要事，属于新资料。而“申江新潮”、“浦东开发”、“市博园地”、“长三角联动”等栏目涉及上海社会、经济、文化领域的许多重大课题和社会焦点，有些课题甚至是全国性或国际性课题。而“上海之最”、“名镇名街”、“名胜古迹”、“漫步申城”、“人物述林”等栏目下面又分出不同的细目，细目之内又列出数量不等的条目，“海上剪影”则收录了数十幅精美的图片资料。这些资料的选取和栏目的设置不仅丰富了数据库的内容，提高了资料的系统性、实用性，也大大提高了网站的点击率。
三、兼顾为地方志编纂工作服务
地情数据库和地情网站为地方史志机构主办，在资料收集和栏目设计方面，应该考虑适当强化行业服务功能。笔者认为，地情网站应该为本系统提供以下资料和查询功能：（一）地方志机构简介和常用通讯联络资料；（二）地方志工作动态；（三）地方志工作文献（含领导讲话、重要文件、业务规章）；（四）地方志学术论著（含原著、提要或目录索引）；（五）地方志工作交流文章；（六）地方志成果介绍和评论；（七）地方刊物；（八）地方志工作大事记；（九）方志馆（或资料室）资料目录索引；（十）地方志成果（含年鉴和其它地情资料）目录，等等。
四、当前地情网站建设存在的不足
当前地情网站在资料建设和栏目设计方面还存在以下不足：（一）忽视地方志机构占有地情资料的优势。有的地情网站对这方面资料反映得不系统、不全面，甚至有意淡化地方志色彩。笔者认为，地方志机构应该根据自身的工作基础和社会需求的轻重缓急，突出优势，将占有的大批地方文献资料以不同形式、分不同层次在网上推介。例如：省（市、自治区）志可以浏览到全文，市（地、州）志可以查阅到目录，县（市、区、旗）志可以看到志目提要等。年鉴、地情出版物和旧志也可以此方式分类、分层次上网。否则，地情网站则失去自身的重要特色。（二）忽视地情动态资料和地情研究成果的反映。地情网站应该有规划、有选择地去收集这些资料，既可上网为读者提供服务，也可积少成多，形成专题资料，为修志打下扎实的基础。（三）忽视对地方志自身工作的服务。地方志网站只有注重对自身工作的服务，才能真正借助网络技术手段推动地方志事业的发展。
